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Nebenkostenabrechnung – Fristen und was zu beachten ist

Die Neben­kos­ten­ab­rech­nung und deren Fris­ten und Rege­lun­gen sind für Ver­mie­ter ein zen­tra­les Thema – schließ­lich hängt davon ab, ob Nach­for­de­run­gen recht­lich durch­setz­bar sind und ob Mie­ter ihren Rück­for­de­rungs­an­spruch gel­tend machen können.

Die Erstel­lung einer Betriebs­kos­ten­ab­rech­nung ist gesetz­lich klar gere­gelt – unter ande­rem durch das Bür­ger­li­che Gesetz­buch (BGB). Für Ver­mie­ter bedeu­tet das: Wer Fris­ten ver­säumt, ris­kiert finan­zi­elle Nach­teile. Wir schauen uns für Sie die gel­ten­den Fris­ten rund um Neben­kos­ten­ab­rech­nung und Co. an und geben Ihnen wert­volle Tipps, damit Sie sich absi­chern können.

Das Wichtigste zuerst: Fristsetzung für die Nebenkostenabrechnung

Die Fris­ten rund um die Neben­kos­ten­ab­rech­nung sind nicht nur gesetz­lich gere­gelt, son­dern auch von hoher Bedeu­tung für Ihre recht­li­che Absi­che­rung. Als Ver­mie­ter soll­ten Sie wis­sen, bis wann eine Betriebs­kos­ten­ab­rech­nung zu erstel­len und auch bis wann diese im Anschluss dem Mie­ter zu zustel­len ist.

Hier fin­den Sie die wich­tigs­ten Informationen:

  • Grund­sätz­lich haben Sie für die Neben­kos­ten­ab­rech­nung eine Frist von 12 Mona­ten nach Ende des Abrechnungszeitraums.
  • Ver­säu­men Sie die Frist, ver­lie­ren Sie in der Regel den Anspruch auf Nachzahlungen.
  • Mie­ter haben bis zu drei Jahre Zeit, even­tu­elle Gut­ha­ben einzufordern.
  • Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Abrech­nungs­zeit­raums – unab­hän­gig von Aus- und Einzügen.

Diese gesetz­li­che Grund­lage ist in § 556 Absatz 3 BGB ver­an­kert. Dort heißt es, dass die Betriebs­kos­ten­ab­rech­nung eine Frist von 12 Mona­ten nach Ende des Abrech­nungs­zeit­raums besitzt, in wel­cher sie dem Mie­ter mit­zu­tei­len ist.

Wann beginnt die Frist für die Nebenkostenabrechnung?

Bis wann muss eine Neben­kos­ten­ab­rech­nung erstellt und über­mit­telt sein? Diese Frage beschäf­tigt jedes Jahr zahl­rei­che Ver­mie­ter, Mie­ter und Woh­nungs­ge­sell­schaf­ten. Maß­geb­lich ist der Abrech­nungs­zeit­raum – also in der Regel das Kalen­der­jahr oder ein indi­vi­du­ell fest­ge­leg­ter Zwölf-Monats-Zeitraum.
Wenn Ihr Abrech­nungs­zeit­raum zum Bei­spiel am 31. Dezem­ber endet, beginnt die Frist zur Erstel­lung der Neben­kos­ten­ab­rech­nung am 1. Januar des Fol­ge­jah­res. Sie haben also Zeit bis zum 31. Dezem­ber des Fol­ge­jah­res, um die Abrech­nung zu erstel­len und dem Mie­ter zuzustellen.
Wich­tig für die Pra­xis: Gerade im Hin­blick auf even­tu­elle Nach­for­de­rung soll­ten Sie als Ver­mie­ter die Frist für eine Neben­kos­ten­ab­rech­nung immer im Blick behal­ten. Ver­streicht diese, erlischt auch Ihr Anspruch auf Nach­for­de­rung. Wir emp­feh­len Ihnen die Hilfe moder­ner und digi­ta­ler Tools wie unse­rer Woh­nungs­über­gabe App X‑CITE Immo in Anspruch zu neh­men. Diese macht die Gebäu­de­ver­wal­tung und Doku­ment­er­stel­lung zum Kinderspiel!

Sonderfälle: Was gilt bei Auszug während des Jahres?

Wenn Mie­ter im Laufe des Jah­res aus­zie­hen, ent­steht häu­fig Unsi­cher­heit. Als Ver­mie­ter müs­sen Sie dann nicht nur neue Mie­ter fin­den, son­dern auch die Neben­kos­ten­ab­rech­nung und deren Frist für den alten Mie­ter beach­ten. Gilt also dann eine andere Frist für die Neben­kos­ten­ab­rech­nung? Die Ant­wort ist klar– die Frist bleibt unverändert.
Das bedeu­tet, dass Sie war­ten soll­ten, bis der gesamte Zeit­raum abge­lau­fen ist, um eine voll­stän­dige und kor­rekte Abrech­nung zu erstel­len. Sollte ein Mie­ter also aus­zie­hen, ist es wich­tig, dass Sie klä­ren, wie Sie die­sen zukünf­tig für Belange rund um die Abrech­nung errei­chen. Mit den Fea­tures der X‑CITE Immo App kön­nen Sie per­sön­li­che Daten wie Han­dy­num­mern, E‑Mail-Adres­­sen und Anschrif­ten bequem abspei­chern und so die Frist für die Neben­kos­ten­ab­rech­nung opti­mal einhalten.

  1. Abmah­nung schreiben
    In den meis­ten Fäl­len ist eine Abmah­nung erfor­der­lich, bevor Sie frist­los kün­di­gen dürfen.
    Sie gibt dem Mie­ter die Chance, sein Ver­hal­ten zu ändern.
    Bleibt die Wir­kung aus, ist die frist­lose Kün­di­gung der Woh­nung möglich.
  2. Kün­di­gungs­grund detail­liert dokumentieren
    Füh­ren Sie genau Buch über: 
    • Zah­lungs­aus­fälle und deren Höhe
    • Schrift­li­che und münd­li­che Absprachen
    • Abmah­nun­gen und Reak­tio­nen des Mieters
    • Stö­run­gen und Beschwer­den von Nachbarn
  3. Form der Kün­di­gung wahren
    Die Kün­di­gung muss schrift­lich erfol­gen. Eine E‑Mail reicht nicht aus.
    Mit der X‑CITE Immo App kön­nen Sie alle wich­ti­gen Schrift­stü­cke bequem
    von unter­wegs vor­be­rei­ten und in der Cloud abspeichern.
  4. Keine Eigen­mäch­tig­keit
    Auch wenn Sie sich im Recht füh­len: Eine frist­lose Kün­di­gung ersetzt keine Räumungsklage.
    Das bedeu­tet, dass der Mie­ter nicht ein­fach „her­aus­ge­wor­fen“ wer­den darf.
    Wider­setzt sich die­ser der frist­lo­sen Kün­di­gung der Wohnung,
    bleibt der Gang zum Gericht unumgänglich.

Welche Fristen gibt es bei der Nebenkostenabrechnung für die Zustellung?

Die Frage der Fest­set­zung der Frist bei der Neben­kos­ten­ab­rech­nung hängt auch davon ab, wann die Abrech­nung beim Mie­ter tat­säch­lich ein­geht. Dabei ist nicht der Tag der Erstel­lung ent­schei­dend, son­dern der Tag des Zugangs beim Mieter.

Ein häu­fi­ger Feh­ler besteht daher darin, die Abrech­nung zu spät per Post abzu­sen­den. Hier soll­ten Sie sich opti­mal absi­chern und daher einige Punkte beach­ten wie beispielsweise:

  • Sen­den Sie die Abrech­nung mit zeit­li­chem Puf­fer vor Fris­tende ab.
  • Nut­zen Sie gege­be­nen­falls nach­weis­bare Zustell­me­tho­den, z. B. Ein­schrei­ben oder per­sön­li­che Übergabe.
  • Bei digi­ta­ler Über­mitt­lung ist ein nach­weis­ba­rer Emp­fang not­wen­dig – etwa per E‑Mail mit Lese­be­stä­ti­gung oder über ein Mieterportal.

Durch diese Maß­nah­men wird das Ver­säu­men der Frist für Neben­kos­ten­ab­rech­nun­gen gezielt ver­hin­dert und Klar­heit geschaf­fen. Ein zeit­li­cher Puf­fer sorgt außer­dem dafür, dass wich­tige Anlie­gen bei Rück­fra­gen zeit­nah und stress­frei geklärt wer­den können.

Die Fristen für Nebenkostenabrechnungen, Erstattungen und Nachzahlungen

Wäh­rend Sie als Ver­mie­ter bei einer ver­spä­te­ten Neben­kos­ten­ab­rech­nung kei­nen Anspruch mehr auf Nach­zah­lun­gen haben, behal­ten Mie­ter ihr Rück­for­de­rungs­recht auch nach Ablauf der Frist. Die­ses besteht laut BGB bis zu drei Jahre nach Zugang der Abrech­nung – oder bei ver­spä­te­ter Abrech­nung sogar dar­über hinaus.

Was bedeu­tet das für Sie als Vermieter?

  • Wurde zu viel gezahlt, kann der Mie­ter sein Gut­ha­ben auch spä­ter einfordern.
  • Wurde die Frist der Neben­kos­ten­ab­rech­nung durch den Ver­mie­ter über­schrit­ten, darf keine Nach­for­de­rung mehr gestellt wer­den – selbst wenn sie berech­tigt wäre.

Die Neben­kos­ten­ab­rech­nung und deren Frist sind ver­bind­lich und soll­ten nicht auf die leichte Schul­ter genom­men wer­den. Die X‑CITE Immo App kann Ihnen hel­fen, Doku­mente zu erstel­len und Ter­mine und Fris­ten zuver­läs­sig zu pla­nen. So kön­nen Sie nicht nur Woh­­nungs- und Schlüs­sel­über­ga­ben opti­mal pla­nen, son­dern auch wich­tige Daten im Blick behalten.

Unsere Tipps für die Einhaltung der Frist bei der Betriebskostenabrechnung

Damit Sie sich als Ver­mie­ter opti­mal absi­chern kön­nen, lohnt es sich nicht nur, bei der Abschrei­bung von Immo­bi­lien einige orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men zu ergrei­fen. So behal­ten Sie die Fris­ten für Neben­kos­ten­ab­rech­nun­gen und Co. im Blick und ver­mei­den Verzögerungen:

  • Digi­tale Buch­hal­tungs­sys­teme nut­zen: Diese erleich­tern die Über­sicht über Abrech­nungs­zeit­räume und erfas­sen auto­ma­tisch rele­vante Daten.
  • Früh­zei­tig Infor­ma­tio­nen anfor­dern: War­ten Sie nicht bis Jah­res­ende, son­dern holen Sie nötige Daten von Dienst­leis­tern (z. B. Heiz­kos­ten­ab­rech­nung) recht­zei­tig ein.
  • Check­lis­ten füh­ren: Hal­ten Sie fest, wel­che Unter­la­gen Ihnen noch feh­len und pla­nen Sie genug Zeit für die Erstel­lung ein.
  • Zustell­me­tho­den doku­men­tie­ren: Notie­ren Sie den Zeit­punkt und die Form der Zustel­lung, um bei Rück­fra­gen abge­si­chert zu sein.

Diese Punkte hel­fen Ihnen, rechts­si­cher und frist­ge­recht zu han­deln – auch bei meh­re­ren Mietobjekten.

FAQ: Nebenkostenabrechnung und deren Frist

Ver­streicht die gesetz­li­che Frist, dür­fen Sie als Ver­mie­ter keine Nach­for­de­run­gen mehr stel­len – selbst wenn diese berech­tigt wären. Es ent­ste­hen also direkte finan­zi­elle Nachteile.

Ja, die Frist rich­tet sich aus­schließ­lich nach dem Abrech­nungs­zeit­raum – nicht nach dem Aus­zugs­ter­min. Eine unter­jäh­rige Kün­di­gung ändert nichts an der gesetz­li­chen Regelung.

Die Abrech­nung muss spä­tes­tens zwölf Monate nach Ende des Abrech­nungs­zeit­raums beim Mie­ter ein­ge­gan­gen sein. Maß­geb­lich ist also nicht das Ver­sand­da­tum, son­dern der tat­säch­li­che Zugang.

Pla­nen Sie einen zeit­li­chen Puf­fer ein und doku­men­tie­ren Sie den Ver­sand ein­deu­tig. Digi­tale Sys­teme bie­ten hier wert­volle Unter­stüt­zung zur Nach­ver­fol­gung und Absicherung.

Nur wenn Sie glaub­haft dar­le­gen kön­nen, dass eine Zustel­lung unmög­lich war, wird die Frist even­tu­ell ver­län­gert. Idea­ler­weise sor­gen Sie für aktu­elle Kon­takt­da­ten vor dem Auszug.