Logo_X-CITE_AppLogo2_X-CITE_App

Nebenkostenabrechnung – Fristen und was zu beachten ist

Die Nebenkostenabrechnung und deren Fristen und Regelungen sind für Vermieter ein zentrales Thema – schließlich hängt davon ab, ob Nachforderungen rechtlich durchsetzbar sind und ob Mieter ihren Rückforderungsanspruch geltend machen können.

Die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung ist gesetzlich klar geregelt – unter anderem durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Für Vermieter bedeutet das: Wer Fristen versäumt, riskiert finanzielle Nachteile. Wir schauen uns für Sie die geltenden Fristen rund um Nebenkostenabrechnung und Co. an und geben Ihnen wertvolle Tipps, damit Sie sich absichern können.

Das Wichtigste zuerst: Fristsetzung für die Nebenkostenabrechnung

Die Fristen rund um die Nebenkostenabrechnung sind nicht nur gesetzlich geregelt, sondern auch von hoher Bedeutung für Ihre rechtliche Absicherung. Als Vermieter sollten Sie wissen, bis wann eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen und auch bis wann diese im Anschluss dem Mieter zu zustellen ist.

Hier finden Sie die wichtigsten Informationen:

  • Grundsätzlich haben Sie für die Nebenkostenabrechnung eine Frist von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums.
  • Versäumen Sie die Frist, verlieren Sie in der Regel den Anspruch auf Nachzahlungen.
  • Mieter haben bis zu drei Jahre Zeit, eventuelle Guthaben einzufordern.
  • Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Abrechnungszeitraums – unabhängig von Aus- und Einzügen.

Diese gesetzliche Grundlage ist in § 556 Absatz 3 BGB verankert. Dort heißt es, dass die Betriebskostenabrechnung eine Frist von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums besitzt, in welcher sie dem Mieter mitzuteilen ist.

Wann beginnt die Frist für die Nebenkostenabrechnung?

Bis wann muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt und übermittelt sein? Diese Frage beschäftigt jedes Jahr zahlreiche Vermieter, Mieter und Wohnungsgesellschaften. Maßgeblich ist der Abrechnungszeitraum – also in der Regel das Kalenderjahr oder ein individuell festgelegter Zwölf-Monats-Zeitraum.
Wenn Ihr Abrechnungszeitraum zum Beispiel am 31. Dezember endet, beginnt die Frist zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung am 1. Januar des Folgejahres. Sie haben also Zeit bis zum 31. Dezember des Folgejahres, um die Abrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen.
Wichtig für die Praxis: Gerade im Hinblick auf eventuelle Nachforderung sollten Sie als Vermieter die Frist für eine Nebenkostenabrechnung immer im Blick behalten. Verstreicht diese, erlischt auch Ihr Anspruch auf Nachforderung. Wir empfehlen Ihnen die Hilfe moderner und digitaler Tools wie unserer Wohnungsübergabe App X-CITE Immo in Anspruch zu nehmen. Diese macht die Gebäudeverwaltung und Dokumenterstellung zum Kinderspiel!

Sonderfälle: Was gilt bei Auszug während des Jahres?

Wenn Mieter im Laufe des Jahres ausziehen, entsteht häufig Unsicherheit. Als Vermieter müssen Sie dann nicht nur neue Mieter finden, sondern auch die Nebenkostenabrechnung und deren Frist für den alten Mieter beachten. Gilt also dann eine andere Frist für die Nebenkostenabrechnung? Die Antwort ist klar– die Frist bleibt unverändert.
Das bedeutet, dass Sie warten sollten, bis der gesamte Zeitraum abgelaufen ist, um eine vollständige und korrekte Abrechnung zu erstellen. Sollte ein Mieter also ausziehen, ist es wichtig, dass Sie klären, wie Sie diesen zukünftig für Belange rund um die Abrechnung erreichen. Mit den Features der X-CITE Immo App können Sie persönliche Daten wie Handynummern, E-Mail-Adressen und Anschriften bequem abspeichern und so die Frist für die Nebenkostenabrechnung optimal einhalten.

  1. Abmahnung schreiben
    In den meisten Fällen ist eine Abmahnung erforderlich, bevor Sie fristlos kündigen dürfen.
    Sie gibt dem Mieter die Chance, sein Verhalten zu ändern.
    Bleibt die Wirkung aus, ist die fristlose Kündigung der Wohnung möglich.
  2. Kündigungsgrund detailliert dokumentieren
    Führen Sie genau Buch über:

    • Zahlungsausfälle und deren Höhe
    • Schriftliche und mündliche Absprachen
    • Abmahnungen und Reaktionen des Mieters
    • Störungen und Beschwerden von Nachbarn
  3. Form der Kündigung wahren
    Die Kündigung muss schriftlich erfolgen. Eine E-Mail reicht nicht aus.
    Mit der X-CITE Immo App können Sie alle wichtigen Schriftstücke bequem
    von unterwegs vorbereiten und in der Cloud abspeichern.
  4. Keine Eigenmächtigkeit
    Auch wenn Sie sich im Recht fühlen: Eine fristlose Kündigung ersetzt keine Räumungsklage.
    Das bedeutet, dass der Mieter nicht einfach „herausgeworfen“ werden darf.
    Widersetzt sich dieser der fristlosen Kündigung der Wohnung,
    bleibt der Gang zum Gericht unumgänglich.

Welche Fristen gibt es bei der Nebenkostenabrechnung für die Zustellung?

Die Frage der Festsetzung der Frist bei der Nebenkostenabrechnung hängt auch davon ab, wann die Abrechnung beim Mieter tatsächlich eingeht. Dabei ist nicht der Tag der Erstellung entscheidend, sondern der Tag des Zugangs beim Mieter.

Ein häufiger Fehler besteht daher darin, die Abrechnung zu spät per Post abzusenden. Hier sollten Sie sich optimal absichern und daher einige Punkte beachten wie beispielsweise:

  • Senden Sie die Abrechnung mit zeitlichem Puffer vor Fristende ab.
  • Nutzen Sie gegebenenfalls nachweisbare Zustellmethoden, z. B. Einschreiben oder persönliche Übergabe.
  • Bei digitaler Übermittlung ist ein nachweisbarer Empfang notwendig – etwa per E-Mail mit Lesebestätigung oder über ein Mieterportal.

Durch diese Maßnahmen wird das Versäumen der Frist für Nebenkostenabrechnungen gezielt verhindert und Klarheit geschaffen. Ein zeitlicher Puffer sorgt außerdem dafür, dass wichtige Anliegen bei Rückfragen zeitnah und stressfrei geklärt werden können.

Die Fristen für Nebenkostenabrechnungen, Erstattungen und Nachzahlungen

Während Sie als Vermieter bei einer verspäteten Nebenkostenabrechnung keinen Anspruch mehr auf Nachzahlungen haben, behalten Mieter ihr Rückforderungsrecht auch nach Ablauf der Frist. Dieses besteht laut BGB bis zu drei Jahre nach Zugang der Abrechnung – oder bei verspäteter Abrechnung sogar darüber hinaus.

Was bedeutet das für Sie als Vermieter?

  • Wurde zu viel gezahlt, kann der Mieter sein Guthaben auch später einfordern.
  • Wurde die Frist der Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter überschritten, darf keine Nachforderung mehr gestellt werden – selbst wenn sie berechtigt wäre.

Die Nebenkostenabrechnung und deren Frist sind verbindlich und sollten nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Die X-CITE Immo App kann Ihnen helfen, Dokumente zu erstellen und Termine und Fristen zuverlässig zu planen. So können Sie nicht nur Wohnungs- und Schlüsselübergaben optimal planen, sondern auch wichtige Daten im Blick behalten.

Unsere Tipps für die Einhaltung der Frist bei der Betriebskostenabrechnung

Damit Sie sich als Vermieter optimal absichern können, lohnt es sich nicht nur, bei der Abschreibung von Immobilien einige organisatorische Maßnahmen zu ergreifen. So behalten Sie die Fristen für Nebenkostenabrechnungen und Co. im Blick und vermeiden Verzögerungen:

  • Digitale Buchhaltungssysteme nutzen: Diese erleichtern die Übersicht über Abrechnungszeiträume und erfassen automatisch relevante Daten.
  • Frühzeitig Informationen anfordern: Warten Sie nicht bis Jahresende, sondern holen Sie nötige Daten von Dienstleistern (z. B. Heizkostenabrechnung) rechtzeitig ein.
  • Checklisten führen: Halten Sie fest, welche Unterlagen Ihnen noch fehlen und planen Sie genug Zeit für die Erstellung ein.
  • Zustellmethoden dokumentieren: Notieren Sie den Zeitpunkt und die Form der Zustellung, um bei Rückfragen abgesichert zu sein.

Diese Punkte helfen Ihnen, rechtssicher und fristgerecht zu handeln – auch bei mehreren Mietobjekten.

FAQ: Nebenkostenabrechnung und deren Frist

Verstreicht die gesetzliche Frist, dürfen Sie als Vermieter keine Nachforderungen mehr stellen – selbst wenn diese berechtigt wären. Es entstehen also direkte finanzielle Nachteile.

Ja, die Frist richtet sich ausschließlich nach dem Abrechnungszeitraum – nicht nach dem Auszugstermin. Eine unterjährige Kündigung ändert nichts an der gesetzlichen Regelung.

Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingegangen sein. Maßgeblich ist also nicht das Versanddatum, sondern der tatsächliche Zugang.

Planen Sie einen zeitlichen Puffer ein und dokumentieren Sie den Versand eindeutig. Digitale Systeme bieten hier wertvolle Unterstützung zur Nachverfolgung und Absicherung.

Nur wenn Sie glaubhaft darlegen können, dass eine Zustellung unmöglich war, wird die Frist eventuell verlängert. Idealerweise sorgen Sie für aktuelle Kontaktdaten vor dem Auszug.