Datenschutz sicher umsetzen

Datenschutz und DSGVO

Erfahren Sie, wie Sie personenbezogene Daten bei Wohnungsübergaben, Objektbegehungen und digitalen Prozessen datenschutzkonform erfassen, verarbeiten und dokumentieren.

Bei jeder Wohnungsübergabe und jeder Objektbegehung verarbeiten Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen personenbezogene Daten von Mieterinnen und Mietern. Wer Protokolle erstellt, Fotos aufnimmt oder Unterschriften einholt, bewegt sich damit im Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung. Dieser Beitrag erklärt, welche Daten anfallen, auf welcher Rechtsgrundlage ihre Verarbeitung beruht und was beim Einsatz einer App zu beachten ist. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Welche personenbezogenen Daten bei Übergaben und Begehungen anfallen

Ein Übergabeprotokoll enthält deutlich mehr personenbezogene Daten, als viele Verwaltungen auf den ersten Blick vermuten. Dazu zählen Namen und Adressen der Mietparteien, Zählerstände für Strom, Gas und Wasser, die sich einer Wohnung und damit einer Person zuordnen lassen, sowie handschriftliche oder digitale Unterschriften. Auch Fotos aus der Wohnung gelten als personenbezogene Daten, sobald sie einen Bezug zu einer identifizierbaren Person herstellen.

Bei Objektbegehungen kommen weitere Angaben hinzu, etwa Namen anwesender Mieter oder Hinweise auf einzelne Wohneinheiten. Verwaltungen sollten sich deshalb einen Überblick verschaffen, welche Daten in ihren Protokollen tatsächlich erhoben werden. Nur wer die eigenen Datenflüsse kennt, kann sie datenschutzkonform gestalten.

Auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt

Für die meisten Verarbeitungen bei der Wohnungsübergabe ist keine Einwilligung erforderlich. Rechtsgrundlage ist in der Regel die Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Das Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand der Wohnung im Rahmen des Mietverhältnisses und dient damit unmittelbar der Durchführung beziehungsweise Abwicklung des Vertrags. Namen, Zählerstände und Unterschriften lassen sich hierauf stützen.

Daneben kann ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht kommen, etwa zur Beweissicherung für mögliche spätere Auseinandersetzungen. Wichtig ist die saubere Abgrenzung: Eine Einwilligung sollte nur dort eingeholt werden, wo keine andere Rechtsgrundlage trägt, denn sie ist jederzeit widerruflich. Wer die Verarbeitung auf die Vertragserfüllung stützt, schafft eine stabilere Grundlage.

Fotos bei der Wohnungsübergabe

Fotos sind das wichtigste Mittel, um den Zustand einer Wohnung nachvollziehbar festzuhalten. Datenschutzrechtlich gilt dabei der Grundsatz der Datenminimierung: Fotografieren Sie sachbezogen, also den Mangel, den Raum oder das Bauteil, nicht die Lebensumstände der Bewohner. Persönliche Gegenstände wie Möbel, Kleidung oder Dokumente sollten möglichst nicht im Bild erscheinen.

In einer bereits geräumten Wohnung ist das meist unproblematisch. Findet die Übergabe oder Begehung in einer bewohnten Wohnung statt, empfiehlt es sich, Aufnahmen anzukündigen, sie gezielt auf den dokumentierten Sachverhalt zu beschränken und Personen grundsätzlich nicht abzubilden. So bleibt die Dokumentation aussagekräftig, ohne unnötig in die Privatsphäre einzugreifen.

Aufbewahrung und Löschung von Übergabeprotokollen

Die DSGVO nennt keine festen Speicherfristen, sondern verlangt, dass Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie der Zweck es erfordert. Für Übergabeprotokolle bietet sich die Orientierung an den gesetzlichen Verjährungsfristen an, denn solange Ansprüche aus dem Mietverhältnis geltend gemacht werden können, besteht ein nachvollziehbarer Grund zur Aufbewahrung.

Nach Ablauf dieser Fristen sollten die Daten gelöscht oder anonymisiert werden. Praktisch bewährt sich ein dokumentiertes Löschkonzept, das festlegt, welche Datenkategorien wann und durch wen gelöscht werden. Digitale Systeme erleichtern das erheblich, weil sich Protokolle zentral verwalten und Fristen systematisch nachhalten lassen.

Auftragsverarbeitung: Was beim Einsatz einer App zu beachten ist

Setzt eine Verwaltung eine cloudbasierte App ein, verarbeitet der Anbieter die Daten in ihrem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer und Zweck der Verarbeitung, die Datenkategorien sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen regelt. Verantwortlich bleibt die Verwaltung; der Anbieter handelt nach ihrer Weisung.

Zusätzlich müssen die Betroffenenrechte gewährleistet sein. Mieterinnen und Mieter können nach Art. 15 bis 17 DSGVO Auskunft über ihre Daten verlangen, unrichtige Angaben berichtigen lassen und unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung fordern. Verwaltungen sollten deshalb prüfen, ob die eingesetzte App solche Anfragen technisch unterstützt, etwa durch Export- und Löschfunktionen.

DATENSCHUTZ & DIGITALE DOKUMENTATION

Datenschutz beim Einsatz von X‑CITE

X‑CITE Immo ist eine kostenlose, cloudbasierte App für Wohnungsübergaben und Objektbegehungen, die auf strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation ausgelegt ist. Fotos werden mit Zeitstempel gespeichert, das Protokoll entsteht direkt vor Ort als PDF und wird mit digitaler Unterschrift abgeschlossen.

Festgestellte Mängel fließen in eine zentrale Mängelverwaltung, sodass Daten nicht verstreut in E‑Mail-Postfächern oder Papierordnern liegen. Informationen zur Auftragsverarbeitung und zu weiteren Details der Datenverarbeitung stellen wir Ihnen auf Anfrage bereit.

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Häufige Fragen zu Datenschutz und DSGVO

Ja, sachbezogene Fotos zur Dokumentation des Wohnungszustands sind grundsätzlich zulässig. Sie sollten sich auf Mängel, Räume und Bauteile beschränken und persönliche Gegenstände sowie Personen möglichst nicht zeigen.

In der Regel nicht. Die Verarbeitung stützt sich meist auf die Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder auf ein berechtigtes Interesse. Eine Einwilligung ist nur nötig, wenn keine andere Rechtsgrundlage greift.

Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. Üblich ist die Orientierung an den Verjährungsfristen für Ansprüche aus dem Mietverhältnis; danach sollten die Daten nach einem Löschkonzept gelöscht oder anonymisiert werden.

Ein AVV ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen der Verwaltung und einem Dienstleister, der personenbezogene Daten in ihrem Auftrag verarbeitet. Er regelt unter anderem Zweck, Umfang und Sicherheitsmaßnahmen der Verarbeitung.

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6. Dezember 2025