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Mobil erfas­sen & direkt dokumentieren

Mobile Dokumentation

Erfah­ren Sie, wie Sie Zustände, Män­gel, Fotos und wich­tige Infor­ma­tio­nen direkt vor Ort digi­tal erfas­sen und ohne Medi­en­brü­che weiterverarbeiten.

Woh­nungs­über­ga­ben und Objekt­be­ge­hun­gen fin­den drau­ßen im Objekt statt – die Doku­men­ta­tion dage­gen oft erst Stun­den spä­ter am Schreib­tisch. Genau diese Lücke schließt die mobile Doku­men­ta­tion: Pro­to­kolle, Fotos und Unter­schrif­ten ent­ste­hen direkt vor Ort, wäh­rend der Zustand noch vor Augen liegt. Die­ser Bei­trag zeigt, was mobile Doku­men­ta­tion von Woh­nungs­über­ga­ben und Objekt­be­ge­hun­gen kon­kret bedeu­tet und wel­che Feh­ler­quel­len sie im Ver­wal­tungs­all­tag besei­tigt. Er rich­tet sich an Haus­ver­wal­tun­gen, Woh­nungs­un­ter­neh­men und Mak­ler­bü­ros, die ihre Ter­mine effi­zi­en­ter abwi­ckeln wollen.

Was mobile Dokumentation bedeutet

Mobile Doku­men­ta­tion heißt, den Ter­min dort abzu­schlie­ßen, wo er statt­fin­det: im Objekt. Statt Noti­zen auf Papier zu sam­meln und sie spä­ter im Büro in ein Pro­to­koll zu über­tra­gen, erfas­sen Sie Zustände, Män­gel, Zäh­ler­stände und Schlüs­sel direkt am mobi­len End­ge­rät. Das Pro­to­koll ent­steht Schritt für Schritt wäh­rend der Begehung.

Der Unter­schied zur klas­si­schen Arbeits­weise liegt weni­ger in der Tech­nik als im Pro­zess. Die Nach­ar­beit im Büro – Abtip­pen, Fotos zuord­nen, Pro­to­koll ver­sen­den – ent­fällt, weil alle Infor­ma­tio­nen bereits struk­tu­riert vor­lie­gen. Was bis­her zwei getrennte Arbeits­schritte waren, wird zu einem ein­zi­gen. Für Teams mit vie­len Ter­mi­nen sum­miert sich die­ser Unter­schied Woche für Woche.

Beweissicherung: Fotos, Zeitstempel, digitale Unterschrift

Bei Streit über Schä­den oder den Zustand einer Woh­nung zählt, was doku­men­tiert ist. Fotos, die direkt am Man­gel auf­ge­nom­men und mit einem Zeit­stem­pel ver­se­hen wer­den, hal­ten fest, wie ein Raum oder ein Bau­teil zum Zeit­punkt des Ter­mins aus­sah. Die Zuord­nung von Bild, Ort und Zeit­punkt ist damit von Anfang an eindeutig.

Die digi­tale Unter­schrift schließt den Ter­min ab: Mie­ter und Ver­wal­tung bestä­ti­gen den doku­men­tier­ten Zustand gemein­sam, bevor sie das Objekt ver­las­sen. Das fer­tige PDF-Pro­­to­­koll steht noch vor Ort zur Ver­fü­gung und kann allen Betei­lig­ten über­ge­ben wer­den. Nach­träg­li­che Dis­kus­sio­nen dar­über, was bespro­chen oder fest­ge­hal­ten wurde, ver­lie­ren so ihre Grundlage.

Warum die Erfassung vor Ort Fehler vermeidet

Jede Über­tra­gung von Infor­ma­tio­nen ist eine Feh­ler­quelle. Hand­schrift­li­che Noti­zen sind unvoll­stän­dig oder schwer les­bar, Fotos aus der Kamera-App müs­sen spä­ter müh­sam den rich­ti­gen Räu­men zuge­ord­net wer­den, und zwi­schen Ter­min und Pro­to­kol­ler­stel­lung ver­blasst die Erin­ne­rung. Wer meh­rere Objekte am Tag begeht, ver­mischt Details schnel­ler, als ihm lieb ist.

Die Erfas­sung vor Ort besei­tigt diese Zwi­schen­schritte. Es gibt keine Zet­tel, die ver­lo­ren gehen, und keine Über­tra­gung, bei der Zah­len­dre­her oder Aus­las­sun­gen ent­ste­hen. Das Pro­to­koll ist in dem Moment fer­tig, in dem der Ter­min endet – voll­stän­dig, les­bar und mit allen Fotos an der rich­ti­gen Stelle. Digi­tale Check­lis­ten stel­len zusätz­lich sicher, dass kein Prüf­punkt über­sprun­gen wird.

Ohne Medienbrüche weiterarbeiten

Der Ter­min ist nur der Anfang: Danach müs­sen Pro­to­kolle ver­teilt, Män­gel beauf­tragt und Daten in Bestands­sys­teme über­nom­men wer­den. Mobile Doku­men­ta­tion ent­fal­tet ihren vol­len Nut­zen erst, wenn diese Fol­ge­pro­zesse ohne Medi­en­bruch anschlie­ßen. Das PDF-Pro­­to­­koll geht direkt an die betei­lig­ten Par­teien, erfasste Män­gel lau­fen in einer zen­tra­len Män­gel­ver­wal­tung zusam­men und las­sen sich von dort für Hand­wer­ker und Dienst­leis­ter weiterbearbeiten.

Auch die Sys­tem­land­schaft bleibt ange­bun­den. Über ERP-Schnit­t­s­tel­­len, etwa zu Impower, Casavi oder Domus, sowie über eine REST API und CSV/PDF-Impor­­t/­Ex­­port flie­ßen die Daten dort­hin, wo Ihre Ver­wal­tung ohne­hin arbei­tet. Dop­pel­er­fas­sung ent­fällt, und der Daten­be­stand bleibt über alle Sys­teme hin­weg konsistent.

MOBIL & DIREKT VOR ORT

Mobile Dokumentation mit X‑CITE Immo

X‑CITE Immo ist eine kos­ten­lose, cloud­ba­sierte App für Woh­nungs­über­ga­ben und Objekt­be­ge­hun­gen. Digi­tale Check­lis­ten füh­ren durch den Ter­min, Fotos mit Zeit­stem­pel doku­men­tie­ren Män­gel direkt an Ort und Stelle, und mit der digi­ta­len Unter­schrift ent­steht das PDF-Pro­­to­­koll noch beim Ter­min. Män­gel ver­wal­ten Sie zen­tral, Daten über­ge­ben Sie über Schnitt­stel­len an Ihr ERP-System.

Wie das für Ihre Pro­zesse kon­kret aus­sieht, zei­gen die Pro­dukt­sei­ten Woh­nungs­über­gabe und Objekt­be­ge­hung.

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Häufige Fragen zur mobilen Dokumentation

Fotos mit Zeit­stem­pel, die direkt am Man­gel auf­ge­nom­men wer­den, doku­men­tie­ren den Zustand zum Zeit­punkt des Ter­mins nach­voll­zieh­bar. In Ver­bin­dung mit dem unter­schrie­be­nen Pro­to­koll ent­steht eine geschlos­sene Doku­men­ta­tion. Wie ein Nach­weis im Ein­zel­fall bewer­tet wird, hängt vom kon­kre­ten Streit­fall ab.

Das PDF-Pro­­to­­koll steht direkt vor Ort zur Ver­fü­gung und kann an die Par­teien über­ge­ben wer­den. Erfasste Män­gel lau­fen in der zen­tra­len Män­gel­ver­wal­tung zusam­men, und über ERP-Schnit­t­s­tel­­len, REST API oder CSV/PDF-Export über­neh­men Sie die Daten in Ihre Bestandssysteme.

X‑CITE Immo ist eine cloud­ba­sierte App und wird auf mobi­len End­ge­rä­ten wie Smart­phone oder Tablet genutzt. Spe­zi­elle Hard­ware ist dafür nicht erforderlich.

Als cloud­ba­sierte Lösung spei­chert X‑CITE Immo die Daten zen­tral, sodass sie nicht ver­streut auf ein­zel­nen Gerä­ten oder in Papier­ord­nern liegen.

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