Prozessdigitalisierung in der Wohnungswirtschaft

Wo Verwaltungen heute Zeit verlieren

Der typi­sche Ablauf sieht in vie­len Häu­sern noch so aus: Bei der Über­gabe wird ein Papier­pro­to­koll aus­ge­füllt, Fotos ent­ste­hen auf dem pri­va­ten Smart­phone, Zäh­ler­stände lan­den auf einem Notiz­zet­tel. Zurück im Büro wird alles abge­tippt, Fotos wer­den gesucht und zuge­ord­net, das Pro­to­koll wird ein­ge­scannt und abge­legt. Die­selbe Infor­ma­tion wird so mehr­fach angefasst.

Dazu kommt die Ver­tei­lung der Infor­ma­tio­nen auf viele Orte: Ord­ner im Schrank, E‑Mail-Pos­t­­fä­cher, Netz­lauf­werke und Ein­zel­da­teien. Wer spä­ter den Zustand einer Woh­nung oder den Stand eines Man­gels nach­voll­zie­hen will, muss suchen statt nach­schla­gen. Gerade bei Per­so­nal­wech­seln oder Ver­tre­tun­gen geht dadurch wert­vol­les Wis­sen verloren.

Welche Prozesse sich zuerst lohnen

Am größ­ten ist der Hebel dort, wo vor Ort doku­men­tiert wird und die Ergeb­nisse anschlie­ßend ins Büro müs­sen. Das betrifft vor allem die Woh­nungs­über­gabe mit Pro­to­koll, Fotos und Unter­schrif­ten, die regel­mä­ßige Objekt­be­ge­hung etwa im Rah­men der Ver­kehrs­si­che­rung sowie das Män­gel­ma­nage­ment vom Erfas­sen bis zur Nachverfolgung.

Auch die Erfas­sung von Zäh­ler­stän­den gehört in diese Kate­go­rie, weil sie wie­der­keh­rend anfällt und feh­ler­an­fäl­lig ist, wenn Werte von Hand notiert und über­tra­gen wer­den. Diese Pro­zesse sind klar abge­grenzt, lau­fen häu­fig ab und fol­gen fes­ten Mus­tern. Sie eig­nen sich des­halb deut­lich bes­ser für den Start als sel­tene oder hoch­kom­plexe Sondervorgänge.

Was Digitalisierung konkret bringt

Der offen­sicht­lichste Effekt ist Zeit­er­spar­nis: Das Pro­to­koll ent­steht direkt vor Ort und muss im Büro nicht noch ein­mal erfasst wer­den. Fotos, Zäh­ler­stände und Unter­schrif­ten sind von Anfang an dem rich­ti­gen Vor­gang zuge­ord­net, das Suchen und Zuord­nen entfällt.

Zwei­tens sinkt die Feh­ler­quote, weil Über­tra­gungs­schritte weg­fal­len, bei denen sich Zah­len­dre­her und Lücken ein­schlei­chen. Drit­tens ent­steht Trans­pa­renz: Alle Betei­lig­ten sehen den­sel­ben Stand, offene Män­gel las­sen sich zen­tral nach­ver­fol­gen statt in Post­fä­chern zu ver­san­den. Und schließ­lich ent­las­ten digi­tale Pro­zesse bei Per­so­nal­eng­päs­sen, weil Abläufe stan­dar­di­siert sind und Ver­tre­tun­gen sich schnel­ler zurecht­fin­den. Auf pau­schale Pro­zent­werte soll­ten Sie bei sol­chen Ver­spre­chen ohne­hin nicht ver­trauen; ent­schei­dend ist, wie viele manu­elle Schritte in Ihren eige­nen Abläu­fen tat­säch­lich entfallen.

So gelingt der Einstieg Schritt für Schritt

Begin­nen Sie mit einem ein­zi­gen Pro­zess, idea­ler­weise der Woh­nungs­über­gabe oder der Objekt­be­ge­hung, statt alles auf ein­mal umzu­stel­len. Bin­den Sie das Team früh ein: Wer täg­lich mit den Abläu­fen arbei­tet, erkennt Stol­per­steine am schnells­ten und trägt die Umstel­lung eher mit.

Star­ten Sie dann eine Pilot­phase mit weni­gen Objek­ten und eini­gen Anwen­de­rin­nen und Anwen­dern. So sam­meln Sie Erfah­run­gen, pas­sen Vor­la­gen an und schaf­fen interne Für­spre­cher. Erst wenn der Pro­zess rund läuft, folgt der nächste Schritt: die Anbin­dung an das ERP-Sys­­tem über Schnitt­stel­len, damit Stamm­da­ten auto­ma­tisch bereit­ste­hen und Ergeb­nisse ohne Medi­en­bruch zurück­flie­ßen. So wächst die Digi­ta­li­sie­rung in ver­dau­ba­ren Etappen.