Für Facility Management

Die typischen Herausforderungen im Facility Management

Die Ver­kehrs­si­che­rungs­pflicht dul­det keine Lücken: Trep­pen­häu­ser, Auf­züge, Flucht­wege und Außen­an­la­gen müs­sen regel­mä­ßig geprüft wer­den, und im Ernst­fall zählt nur, was doku­men­tiert ist. Bei einem Port­fo­lio aus vie­len Lie­gen­schaf­ten wird allein die Orga­ni­sa­tion die­ser Prüf­pflich­ten zur Daueraufgabe.

Hinzu kommt die Män­gel­ver­fol­gung über meh­rere Gewerke und Sub­un­ter­neh­mer hin­weg. Ein fest­ge­stell­ter Man­gel muss zum rich­ti­gen Hand­wer­ker gelan­gen, sein Bear­bei­tungs­stand muss nach­voll­zieh­bar blei­ben, und bei der nächs­ten Bege­hung sollte klar sein, was erle­digt ist und was nicht. Ohne zen­tra­les Sys­tem ent­ste­hen hier Medi­en­brü­che – zwi­schen Zet­tel, Excel-Liste, E‑Mail und Telefon.

Objektbegehungen mit digitalen Checklisten durchführen

Mit dem Modul Objekt­be­ge­hung von X‑CITE Immo gehen Sie Ihre Lie­gen­schaf­ten anhand digi­ta­ler Check­lis­ten durch – vom Trep­pen­haus über die Haus­tech­nik bis zu den Außen­an­la­gen. Mehr dazu fin­den Sie auf unse­rer Pro­dukt­seite Objekt­be­ge­hung. Die Check­liste stellt sicher, dass jeder Prüf­punkt behan­delt wird, und die App läuft auf Smart­phone und Tablet, sodass Ihre Teams direkt im Objekt arbeiten.

Stel­len Sie einen Man­gel fest, foto­gra­fie­ren Sie ihn direkt an Ort und Stelle; das Foto erhält einen Zeit­stem­pel und wird dem Man­gel zuge­ord­net. Damit ist der Zustand zum Prüf­zeit­punkt belegt – ein ent­schei­den­der Punkt für die Nach­weis­füh­rung bei der Ver­kehrs­si­che­rungs­pflicht. Was diese Pflicht kon­kret umfasst, erläu­tert unser Bei­trag Objekt­be­ge­hung.

Vom Mangel zum Gewerk: zentrale Mängelverwaltung

Erfasste Män­gel lan­den nicht in einem PDF-Archiv, son­dern in der zen­tra­len Män­gel­ver­wal­tung. Von dort geben Sie sie an das zustän­dige Gewerk oder den Sub­un­ter­neh­mer wei­ter – inklu­sive Foto und Beschrei­bung, sodass der Hand­wer­ker weiß, was ihn erwar­tet. Der Vor­gang bleibt im Sys­tem nach­voll­zieh­bar, statt sich in E‑Mail-Pos­t­­fä­chern zu verlieren.

Bei wie­der­keh­ren­den Bege­hun­gen zahlt sich das aus: Sie sehen den Bear­bei­tungs­stand der Män­gel aus der Vor­­­gän­­ger-Bege­hung und prü­fen gezielt nach, was offen geblie­ben ist. Für die Anbin­dung an Ihre bestehende Sys­tem­land­schaft ste­hen ERP-Schnit­t­s­tel­­len (u. a. Impower, Casavi, Domus), eine REST API sowie CSV/PDF-Import und ‑Export zur Ver­fü­gung. Wei­tere Infor­ma­tio­nen fin­den Sie unter Schnitt­stel­len.

Was sich dadurch für Ihr Berichtswesen ändert

Der Bege­hungs­be­richt ent­steht nicht mehr nach­träg­lich am Schreib­tisch, son­dern noch vor Ort: Das PDF-Pro­­to­­koll mit allen Prüf­punk­ten, Fotos und Fest­stel­lun­gen steht direkt nach dem Rund­gang bereit und kann dem Auf­trag­ge­ber über­ge­ben wer­den. Das ver­kürzt die Zeit zwi­schen Bege­hung und Bericht von Tagen auf Minuten.

Für Sie bedeu­tet das eine lücken­lose Nach­weis­kette gegen­über Eigen­tü­mern und Ver­wal­tun­gen – jede Bege­hung ist mit Datum, Fotos und Zeit­stem­peln doku­men­tiert. Und intern gewin­nen Ihre Teams Zeit, weil das Über­tra­gen von Papier­no­ti­zen ent­fällt und die Män­gel­ver­fol­gung in einem Sys­tem statt­fin­det statt in vielen.