Produkt · Wohnungsübergabe
1Wohnungen anlegen
Wohnungen und Einheiten zentral verwalten
Alle Mieteinheiten Ihres Portfolios werden einmalig in X-CITE Immo angelegt – mit Adresse, Raumaufteilung, Ausstattungsmerkmalen, Eigentümer- und Mieterdaten. Diese Stammdaten stehen bei jeder künftigen Übergabe automatisch zur Verfügung.
Wiederverwendbare Raumvorlagen und Ausstattungslisten ersparen doppelte Eingaben und sorgen für einheitliche, vollständige Übergabeprotokolle über alle Einheiten hinweg.
Stammdaten einmalig erfassen
Raumvorlagen
Mieter- & Eigentümerdaten
Unbegrenzte Einheiten
2Übergabe vorbereiten
Übergabeprotokoll bequem am PC vorbereiten
Starten Sie die Vorbereitung des Übergabeprotokolls bereits im Büro – über die Webversion auf x-cite-web.de. Legen Sie ein neues Einzugs- oder Auszugsprotokoll direkt aus der Wohneinheit heraus an: alle Stammdaten, Räume und Ausstattungsdetails werden automatisch übernommen.
Alternativ führen Sie ein bestehendes Protokoll weiter – z. B. das Einzugsprotokoll als Vorlage für die spätere Auszugsübergabe. Alle Entwürfe synchronisieren sich sofort auf Ihre mobilen Geräte, sodass Sie vor Ort direkt loslegen können.
Webversion & App
Einzug oder Auszug
Vorjahresprotokoll als Vorlage
Sofort auf allen Geräten
3Wohnungszustand
Wohnungszustand und Räume lückenlos erfassen
Bei der Übergabe vor Ort gehen Sie mit der App Raum für Raum durch das Protokoll. Für jeden Bereich – Wohnzimmer, Küche, Bad, Keller, Stellplatz – erfassen Sie Zustand, Ausstattung, Schlüsselübergabe und besondere Hinweise strukturiert und vollständig.
Die digitale Erfassung schafft Klarheit für alle Beteiligten: Vermieter, Hausverwaltung und Mieter sehen denselben dokumentierten Zustand – und spätere Streitigkeiten werden durch die lückenlose Protokollierung deutlich reduziert.
Raum für Raum
Zustandsbewertungen
Schlüsselübergabe
Ein- & Auszug
4Mängel dokumentieren
Mängel direkt dokumentieren – mit Foto und Beschreibung
Schäden, Auffälligkeiten und offene Punkte werden direkt im Übergabeprotokoll erfasst und dem jeweiligen Raum zugeordnet. Hochauflösende Fotos können sofort aufgenommen und angehängt werden – die Beweislage ist unmittelbar gesichert.
Vorgefertigte Einträge für häufige Mängel wie „Kratzer“, „Verfärbung“ oder „Kalkflecken“ beschleunigen die Erfassung. Offene Mängel fließen automatisch in die Mängelübersicht und können bei Bedarf in ein separates Nachbesichtigungsprotokoll übernommen werden.
Raumbezogene Mängel
Fotos direkt anhängen
Vorgefertigte Einträge
Nachbesichtigungsprotokoll
5Bildmarkierung & Sprache
Bildmarkierung & Spracheingabe – Schäden präzise, Notizen schnell
Mit der integrierten Bildmarkierung kennzeichnen Sie Schäden direkt auf dem Foto: Kratzer, Flecken und beschädigte Bereiche werden im Bild markiert. Darüber hinaus unterstützt die KI bei der Beschreibung des Mangels in Textform.
Für Bemerkungen und Freitextfelder nutzt X‑CITE Immo die Spracheingabe Ihres Tablets oder Smartphones. Einfach auf das Mikrofon-Symbol tippen und einsprechen – kein Tippen, kein Zeitverlust.
Bildmarkierungen
KI-Mangelbeschreibung
Spracheingabe
Zeitersparnis
6Zählerstände
Zählerstände direkt bei der Übergabe erfassen
Strom, Wasser, Gas und Wärme werden direkt während der Übergabe abgelesen und im Protokoll festgehalten. Die KI-gestützte Zählererkennung liest die Stände automatisch per Kamera aus – schnell, fehlerarm und ohne manuelle Eingabe.
Alle Zählerstände sind dem Übergabedatum zugeordnet, transparent dokumentiert und können automatisch an den zuständigen Versorger übermittelt werden.
Strom, Wasser, Gas
KI-Zählererkennung per Kamera
Automatische Übermittlung
Datum-genaue Dokumentation
7Digitale Signatur
Rechtssicher digital unterschreiben – direkt vor Ort
Am Ende der Übergabe unterzeichnen Vermieter und Mieter das Protokoll direkt auf dem Tablet oder Smartphone. Die Signatur ist fester Bestandteil des Übergabeprotokolls und sorgt für eine vollständig papierlose Abwicklung.
Kein Ausdrucken, kein Nachsenden – beide Parteien bestätigen den erfassten Zustand unmittelbar und erhalten ihr Exemplar automatisch per E-Mail.
Unterschrift auf Tablet/Smartphone
Beide Parteien
Rechtssicher & papierlos
Automatischer E-Mail-Versand
8PDF-Protokoll
Übergabeprotokoll als PDF – sofort versandfertig
Mit Abschluss der Übergabe erstellt X‑CITE Immo automatisch ein professionelles Übergabeprotokoll als PDF: vollständig, strukturiert, mit allen Fotos, Markierungen, Zählerständen und Unterschriften. Das Protokoll kann direkt aus der App per E-Mail an Mieter, Vermieter oder Hausverwaltung verschickt werden.
Alle erzeugten Protokolle werden dauerhaft in der Cloud gespeichert und sind jederzeit abrufbar – für spätere Referenz, Rechtsfälle oder den nächsten Mieterwechsel.
Automatisch generiertes PDF
Fotos & Unterschriften enthalten
Direkter E-Mail-Versand
Dauerhaft archiviert
9Archiv & Historie
Nachbesichtigung, Mängelhistorie und Cloud-Archiv
Offene Mängel aus dem Übergabeprotokoll werden automatisch in ein Nachbesichtigungsprotokoll überführt. Erledigte Punkte werden abgehakt und verschwinden aus Folgeprotokollen – nur wirklich offene Aufgaben bleiben sichtbar.
Alle Übergabeprotokolle – Einzug, Auszug, Nachbesichtigung – werden unbefristet in der Cloud gespeichert, verschlüsselt und DSGVO-konform. Der vollständige Verlauf einer Mieteinheit ist jederzeit abrufbar und dient als belastbare Grundlage im Streitfall.
Nachbesichtigungsprotokolle
Mängelstatus verfolgen
Vollständiger Mietverlauf
Unbefristetes Cloud-Archiv
DSGVO-konform
Alle Protokolle eines Mietverhältnisses auf einen Blick
Einzug, Zwischenbesichtigungen, Auszug und Nachbesichtigung sind in der Einheitenhistorie chronologisch zusammengefasst – immer griffbereit, nie verloren.
Jetzt starten – kostenlos & unverbindlich
Verfügbar für iOS und Android. Sofort einsatzbereit. Keine Kreditkarte erforderlich.