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Digi­tale Pro­zesse für die Immobilienverwaltung

Für Hausverwaltungen

Digi­tale Woh­nungs­über­ga­ben, Objekt­be­ge­hun­gen und Män­gel­pro­zesse ent­las­ten Haus­ver­wal­tun­gen im All­tag und sor­gen für eine lücken­lose, nach­voll­zieh­bare Dokumentation.

Viele Objekte, enge Ter­min­ket­ten und knap­pes Per­so­nal: Der All­tag in Haus­ver­wal­tun­gen lässt kaum Raum für dop­pelte Arbeit. Trotz­dem wan­dern Über­ga­be­pro­to­kolle und Bege­hungs­no­ti­zen vie­ler­orts noch als Papier vom Ter­min ins Büro, wo sie abge­tippt, abge­legt und an Eigen­tü­mer oder Hand­wer­ker wei­ter­ge­reicht wer­den. Jeder Medi­en­bruch kos­tet Zeit und erhöht das Risiko, dass Män­gel, Fris­ten oder Zäh­ler­stände unter­ge­hen. Eine App für Haus­ver­wal­tun­gen wie X‑CITE Immo schließt genau diese Lücke zwi­schen Vor-Ort-Ter­­min und Verwaltungssoftware.

Typische Herausforderungen: Haftung, Fristen und Zettelwirtschaft

Haus­ver­wal­tun­gen doku­men­tie­ren nicht für sich selbst, son­dern für andere. Eigen­tü­mer erwar­ten lücken­lose Nach­weise über den Zustand ihrer Objekte, über durch­ge­führte Kon­trol­len und über den Umgang mit Män­geln. Zugleich trifft die Ver­wal­tung die Ver­kehrs­si­che­rungs­pflicht: Wer­den Gefah­ren­quel­len an Gebäu­den oder Außen­an­la­gen nicht erkannt und besei­tigt, dro­hen Haf­tungs­ri­si­ken. Ohne belast­bare Doku­men­ta­tion lässt sich im Streit­fall kaum bele­gen, dass Bege­hun­gen ord­nungs­ge­mäß statt­ge­fun­den haben.

Hinzu kom­men enge Fris­ten. Ersatz­an­sprü­che wegen Ver­än­de­run­gen oder Ver­schlech­te­run­gen der Miet­sa­che ver­jäh­ren nach § 548 BGB bereits sechs Monate nach Rück­gabe der Woh­nung. Wer das Über­ga­be­pro­to­koll erst Wochen spä­ter auf­be­rei­tet, ver­schenkt wert­volle Zeit. Und je mehr Ein­hei­ten eine Ver­wal­tung betreut, desto stär­ker bremst die Zet­tel­wirt­schaft: Hand­schrift­li­che Pro­to­kolle, lose Noti­zen und Fotos auf ver­schie­de­nen Gerä­ten müs­sen im Büro müh­sam zusam­men­ge­führt werden.

Digitale Wohnungsübergabe beim Mieterwechsel

Beim Mie­ter­wech­sel zählt Voll­stän­dig­keit. Mit dem Modul Woh­nungs­über­gabe füh­ren digi­tale Check­lis­ten Schritt für Schritt durch jeden Raum, sodass kein Punkt ver­ges­sen wird – unab­hän­gig davon, wer den Ter­min wahr­nimmt. Män­gel hal­ten Sie mit Fotos fest, die mit Zeit­stem­pel direkt am jewei­li­gen Man­gel doku­men­tiert wer­den. Mie­ter und Ver­wal­tung unter­schrei­ben digi­tal auf dem Smart­phone oder Tablet.

Das fer­tige PDF-Pro­­to­­koll ent­steht noch vor Ort und kann direkt an alle Betei­lig­ten über­ge­ben wer­den. Das Abtip­pen im Büro ent­fällt, und die Doku­men­ta­tion ist vom ers­ten Moment an voll­stän­dig – auch mit Blick auf die kurze Ver­jäh­rungs­frist nach der Rück­gabe. Wel­che Inhalte in ein Über­ga­be­pro­to­koll gehö­ren, erläu­tert unsere Fach­­wis­­sen-Seite Digi­tale Über­ga­be­pro­to­kolle.

Objektbegehungen zur Verkehrssicherung nachweisbar machen

Regel­mä­ßige Bege­hun­gen sind der Kern der Ver­kehrs­si­che­rung – und zugleich schwer nach­zu­wei­sen, wenn sie nur auf Papier doku­men­tiert wer­den. Mit dem Modul Objekt­be­ge­hung arbei­ten Sie Ihre Rund­gänge anhand digi­ta­ler Check­lis­ten ab, vom Trep­pen­haus über den Kel­ler bis zu Spiel­platz und Außen­an­la­gen. Fest­ge­stellte Män­gel doku­men­tie­ren Sie mit Foto und Zeit­stem­pel direkt am Man­gel, das Pro­to­koll liegt anschlie­ßend als PDF vor.

So kön­nen Sie gegen­über Eigen­tü­mern und im Haf­tungs­fall bele­gen, wann wel­che Kon­trolle statt­ge­fun­den hat und was ver­an­lasst wurde. Die recht­li­chen Grund­la­gen fasst unsere Seite Objekt­be­ge­hung zusammen.

Mängel, Handwerker und Zählerstände ohne Medienbruch

Ein Man­gel ist erst erle­digt, wenn er beho­ben ist. In der zen­tra­len Män­gel­ver­wal­tung lau­fen alle Fest­stel­lun­gen aus Über­ga­ben und Bege­hun­gen zusam­men und las­sen sich direkt an Hand­wer­ker wei­ter­ge­ben. Statt loser Zet­tel und E‑Mail-Ket­­ten ent­steht ein nach­voll­zieh­ba­rer Ablauf von der Fest­stel­lung bis zur Beauftragung.

Auch Zäh­ler­stände müs­sen nicht mehr manu­ell gemel­det wer­den. Über das Modul Ener­gie­ma­nage­ment über­mit­telt die App Zäh­ler­stände und Mie­ter­auf­träge auto­ma­tisch an Ver­sor­ger, dar­un­ter Süwag und Mai­nova. Für die Ver­bin­dung zur Ver­wal­tungs­soft­ware sor­gen ERP-Schnit­t­s­tel­­len, unter ande­rem zu Impower, Casavi und Domus, sowie eine REST API und CSV/PDF-Import und ‑Export – Details fin­den Sie unter Schnitt­stel­len.

Was sich dadurch ändert

Ter­mine vor Ort wer­den schnel­ler, weil Check­lis­ten die Abläufe struk­tu­rie­ren und das Pro­to­koll direkt fer­tig ist. Die Nach­ar­beit im Büro ent­fällt weit­ge­hend, Dop­pel­er­fas­sun­gen zwi­schen App und ERP-Sys­­tem gehö­ren der Ver­gan­gen­heit an. Gegen­über Eigen­tü­mern lie­fern Sie auf Nach­frage voll­stän­dige, mit Fotos und Zeit­stem­peln belegte Dokumentationen.

Vor allem aber sinkt das Risiko: Fris­ten nach der Woh­nungs­rück­gabe las­sen sich ein­hal­ten, weil das Pro­to­koll sofort vor­liegt, und Bege­hun­gen zur Ver­kehrs­si­che­rung sind lücken­los nach­weis­bar. Ihr Team gewinnt Zeit für die Auf­ga­ben, die tat­säch­lich Fach­wis­sen erfordern.

X‑CITE IMMO FÜR HAUSVERWALTUNGEN

Kostenlos starten – ohne Projektaufwand

X‑CITE Immo ist eine kos­ten­lose, cloud­ba­sierte App für Smart­phone und Tablet. Sie umfasst die Module Woh­nungs­über­gabe, Objekt­be­ge­hung, Ener­gie­ma­nage­ment und Schnitt­stel­len und lässt sich ohne Instal­la­tion im Bestand nutzen.

Begin­nen Sie mit der nächs­ten Über­gabe oder Bege­hung und erwei­tern Sie den Ein­satz Schritt für Schritt.

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Häufige Fragen von Hausverwaltungen

Schon Ver­wal­tun­gen mit weni­gen Ein­hei­ten pro­fi­tie­ren, weil jede Über­gabe und Bege­hung ohne Nach­ar­beit im Büro doku­men­tiert ist. Da die App kos­ten­los ist, gibt es keine Min­dest­größe, ab der sich der Ein­satz erst rechnet.

X‑CITE Immo ist cloud­ba­siert, eine auf­wen­dige Instal­la­tion ent­fällt. Nach der Regis­trie­rung kön­nen Sie auf Smart­phone oder Tablet direkt mit der ers­ten Woh­nungs­über­gabe oder Objekt­be­ge­hung starten.

Es ste­hen ERP-Schnit­t­s­tel­­len unter ande­rem zu Impower, Casavi und Domus bereit. Dar­über hin­aus las­sen sich Daten über eine REST API sowie per CSV- und PDF-Import und ‑Export austauschen.

Die App ist kos­ten­los. Woh­nungs­über­ga­ben, Objekt­be­ge­hun­gen, Män­gel­ver­wal­tung und die Über­mitt­lung von Zäh­ler­stän­den nut­zen Sie ohne Lizenzkosten.

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