Mitarbeiterverwaltung & Rollenrechte

Objektbetreuer und Mitarbeiter in der Hausverwaltung verwalten

Wer sieht welche Objekte und Aufgaben? Erfahren Sie, wie Hausverwaltungen Mitarbeiter und Objektbetreuer in X-CITE Immo mit passenden Rollen und klaren Zuordnungen organisieren.

Eine Objektbetreuerin liest die Zähler ab, ein Mitarbeiter bereitet das nächste Übergabeprotokoll vor und die Verwaltungsleitung behält den gesamten Bestand im Blick. Damit diese Zusammenarbeit funktioniert, braucht jeder den passenden Zugriff. Die Mitarbeiterverwaltung für Hausverwaltungen in X-CITE Immo unterscheidet deshalb zwischen Administratoren, Bearbeitern und Objektbetreuern. Erfahren Sie, wer welche Inhalte sieht und wie Sie Objekte und Aufgaben passend zu den Zuständigkeiten Ihres Teams zuweisen.

Warum klare Rollen den Verwaltungsalltag erleichtern

Bei der Objektbegehung arbeiten häufig mehrere Personen zusammen. Im Büro werden Termine und Protokolle vorbereitet, vor Ort Zählerstände erfasst und Gebäudezustände dokumentiert. Nicht jeder benötigt dafür dieselbe Sicht auf den Immobilienbestand.

Eine passende Rollenverteilung hilft Ihnen, diese Zusammenarbeit zu organisieren. Mitarbeiter im Büro behalten den Überblick über alle Liegenschaften. Objektbetreuer konzentrieren sich auf die ihnen zugeteilten Gebäude. Wer welche Aufgaben übernimmt, sollte zusätzlich im Team abgestimmt sein.

Mitarbeiter und Objektbetreuer im Überblick

In einem Konto können Sie Mitarbeiter mit der Rolle Administrator oder Bearbeiter sowie Objektbetreuer anlegen. Für den täglichen Einsatz gelten folgende Unterschiede:

Rolle	Sichtbare Objekte	Aufgaben und Inhalte
Administrator	Alle Liegenschaften	Sieht alle Inhalte und kann Objekte Objektbetreuern zuweisen.
Bearbeiter	Alle Liegenschaften	Sieht nur die ihm zugewiesenen Aufgaben, z. B. Protokolle.
Objektbetreuer	Nur zugeordnete Objekte	Objektbezogener Einsatz, z. B. für Zählerablesungen und Objektdokumentationen. Keine direkte Zuweisung von Protokollentwürfen.

Wichtig für die Planung: Ein Bearbeiter sieht alle Liegenschaften, auch wenn ihm dort keine Aufgabe zugewiesen ist. Soll eine Person ausschließlich bestimmte Objekte sehen, ist dafür die Rolle Objektbetreuer vorgesehen.

So weisen Sie Objekte den richtigen Objektbetreuern zu

Administratoren können ein Objekt einem oder mehreren Objektbetreuern zuweisen. Jeder zugeordnete Objektbetreuer sieht dieses Objekt in der App. Dadurch können beispielsweise zwei Personen dieselbe Liegenschaft betreuen, während andere Gebäude für sie ausgeblendet bleiben.

Ändert sich die Zuständigkeit, entfernt ein Administrator die bisherige Zuordnung und weist das Objekt einem anderen Objektbetreuer zu. Für eine gemeinsame Betreuung oder eine Vertretung können auch beide Zuordnungen bestehen bleiben. Nach Ende der Vertretung sollten Sie prüfen, welche davon weiterhin benötigt wird.

Objekte lassen sich ausschließlich Objektbetreuern zuweisen. Eine direkte Objektzuordnung zu regulären Mitarbeitern ist nicht möglich. Objekte ohne zugeordneten Objektbetreuer bleiben für Mitarbeiter und Administratoren sichtbar.

Praxisbeispiel für Zählerablesung und Objektdokumentation

Angenommen, Ihre Hausverwaltung betreut zwölf Liegenschaften. Ein Objektbetreuer kümmert sich um vier davon und soll dort Zählerstände ablesen sowie Gebäudezustände dokumentieren. Der Administrator weist ihm diese vier Objekte zu. In seiner Ansicht erscheinen ausschließlich diese Liegenschaften.

Für zwei der Gebäude wird zusätzlich eine Kollegin als Objektbetreuerin eingesetzt. Beide sehen diese Objekte, sobald die entsprechenden Zuordnungen bestehen. Im Team legen Sie fest, wer die nächste Ablesung übernimmt und wer die Objektdokumentation aktualisiert. Die Mehrfachzuordnung allein verteilt diese Arbeiten noch nicht.

Ein Mitarbeiter im Büro arbeitet währenddessen als Bearbeiter. Er sieht weiterhin alle zwölf Liegenschaften, bei den Aufgaben jedoch nur die ihm zugewiesenen Vorgänge. Einen vorbereiteten Protokollentwurf können Sie diesem Mitarbeiter zuweisen. Eine direkte Zuweisung an einen Objektbetreuer ist nicht möglich.

Welche Angaben bei einer Ablesung wichtig sind, erläutert unser Fachbeitrag zu Zählerständen und Versorgerprozessen. Informationen zur mobilen Gebäudedokumentation finden Sie auf der Produktseite zur digitalen Objektbegehung.

Mitarbeiterverwaltung in der Hausverwaltung sinnvoll einrichten

Beginnen Sie mit den tatsächlichen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter und Objektbetreuer. Diese fünf Schritte helfen bei der Einrichtung und der laufenden Pflege:

Zuständigkeiten festlegen. Klären Sie, wer den gesamten Bestand überblicken muss, wer zugewiesene Aufgaben bearbeitet und wer nur einzelne Objekte betreut.
Passende Rollen wählen. Legen Sie Mitarbeiter als Administratoren oder Bearbeiter an. Nutzen Sie Objektbetreuer für Personen, deren Sicht auf bestimmte Liegenschaften begrenzt werden soll.
Objekte zuordnen. Weisen Sie den Objektbetreuern die benötigten Gebäude zu. Berücksichtigen Sie gemeinsame Zuständigkeiten und geplante Vertretungen.
Aufgaben gesondert verteilen. Weisen Sie Protokollentwürfe den zuständigen Mitarbeitern zu. Eine Objektzuordnung ersetzt keine Aufgabenzuweisung.
Zuordnungen aktuell halten. Prüfen Sie Rollen und Objektzuordnungen bei Personalwechseln, neuen Objekten und nach Vertretungszeiten.

So richten Sie die Zugriffe an der Arbeit Ihres Teams aus. Weitere Einsatzmöglichkeiten beschreibt unsere Übersicht zur App für Hausverwaltungen.

DIGITALE OBJEKTBEGEHUNG

Objektbegehung digital durchführen

Mit einer App lassen sich Begehungen deutlich effizienter abwickeln: digitale Checklisten führen durch das Objekt, Fotos werden mit Zeitstempel direkt am Mangel erfasst, das Protokoll entsteht als PDF noch vor Ort, und Mängel lassen sich zentral verwalten und an Handwerker oder das ERP-System weitergeben – ohne Medienbrüche und Doppelerfassung.

Wie das in der Praxis aussieht, erfahren Sie auf unserer Produktseite zur Objektbegehung.

Mehr zur Objektbegehung

Häufige Fragen zur Mitarbeiterverwaltung und Objektbetreuung

Bearbeiter sehen alle Liegenschaften, aber nur ihre zugewiesenen Aufgaben. Objektbetreuer sehen ausschließlich die ihnen zugeordneten Objekte, etwa für Zählerablesungen und Objektdokumentationen.

Nein. Die direkte Zuordnung von Objekten ist ausschließlich für Objektbetreuer vorgesehen. Mitarbeiter und Administratoren behalten Zugriff auf alle Liegenschaften.

Ja. Ein Administrator kann einem Objekt mehrere Objektbetreuer zuordnen. Jeder von ihnen sieht anschließend dieses Objekt in der App.

Nicht zugeordnete Objekte bleiben für alle Mitarbeiter und Administratoren sichtbar. Für Objektbetreuer werden sie erst durch eine entsprechende Zuordnung sichtbar.

Ein Administrator entfernt die bisherige Zuordnung und weist das Objekt einem anderen Objektbetreuer zu. Alternativ können mehrere Objektbetreuer gleichzeitig zugeordnet bleiben, beispielsweise für eine Vertretung.

Nein. Protokollentwürfe können Objektbetreuern nicht direkt zugewiesen werden. Die Zuweisung an Mitarbeiter ist weiterhin möglich.

Objektbetreuung mit Ihrem Team organisieren

Sie möchten Mitarbeiter und Objektbetreuer in X-CITE Immo passend zu Ihren Abläufen einsetzen? Nutzen Sie die Rollenverteilung für den Überblick im Büro und die Betreuung einzelner Liegenschaften vor Ort. Informationen zur Mitarbeiterverwaltung als Premiumfunktion und zu den Voraussetzungen finden Sie in unseren FAQ zu X-CITE Immo.