Für Wohnungsunternehmen

Herausforderungen für Bestandshalter und Genossenschaften

Bei hohen Volu­mina an Mie­ter­wech­seln ent­schei­det nicht der Ein­zel­fall, son­dern der Pro­zess. Wenn jedes Team eigene Vor­la­gen nutzt und Pro­to­kolle unter­schied­lich aus­füllt, lei­det die Ver­gleich­bar­keit – und das Report­ing an Geschäfts­füh­rung, Auf­sichts­rat oder Gre­mien wird müh­sam. Leer­stände ver­län­gern sich, wenn Män­gel aus der Abnahme erst ver­zö­gert beim Regie­be­trieb oder bei exter­nen Hand­wer­kern ankommen.

Hinzu kommt die Sys­tem­frage: Das ERP-Sys­­tem ist das füh­rende Sys­tem der Woh­nungs­wirt­schaft, doch Über­ga­be­da­ten ent­ste­hen vor Ort in der Woh­nung. Wer­den sie dort auf Papier erfasst und spä­ter manu­ell über­tra­gen, ent­ste­hen Medi­en­brü­che, Erfas­sungs­feh­ler und War­te­zei­ten. Genau an die­sen Stel­len setzt X‑CITE Immo als kos­ten­lose, cloud­ba­sierte App an.

Standardisierte Übergaben über Teams und Standorte hinweg

Mit dem Modul Woh­nungs­über­gabe arbei­ten alle Mit­ar­bei­ten­den mit den­sel­ben digi­ta­len Check­lis­ten. Jede Über­gabe folgt damit dem­sel­ben Ablauf – unab­hän­gig davon, wel­ches Team an wel­chem Stand­ort den Ter­min durch­führt. Zustände und Män­gel wer­den mit Fotos samt Zeit­stem­pel direkt am Man­gel doku­men­tiert, Mie­ter und Mit­ar­bei­tende unter­schrei­ben digi­tal auf Smart­phone oder Tablet.

Das PDF-Pro­­to­­koll steht noch vor Ort bereit und ist über alle Ein­hei­ten hin­weg ein­heit­lich auf­ge­baut. Das schafft die Ver­gleich­bar­keit, die Sie für interne Aus­wer­tun­gen und die Nach­voll­zieh­bar­keit im Report­ing benö­ti­gen. Was ein voll­stän­di­ges Pro­to­koll aus­macht, lesen Sie unter Digi­tale Über­ga­be­pro­to­kolle.

Zählerstände, Versorger und Leerstand im Griff

Bei Ein- und Aus­zug gehö­ren Zäh­ler­stände zu den feh­ler­an­fäl­ligs­ten Posi­tio­nen: Sie wer­den notiert, wei­ter­ge­reicht und irgend­wann an den Ver­sor­ger gemel­det. Mit dem Modul Ener­gie­ma­nage­ment erfas­sen Ihre Teams die Stände direkt im Ter­min, und die App über­mit­telt Zäh­ler­stände und Mie­ter­auf­träge auto­ma­tisch an Ver­sor­ger, dar­un­ter Süwag und Mainova.

Das zahlt auch auf das Leer­stands­ma­nage­ment ein: Beim Aus­zug ist der Stand sau­ber doku­men­tiert, sodass sich der Leer­stands­zeit­raum klar abgren­zen lässt, und beim Ein­zug schließt sich die Kette ohne manu­elle Mel­dun­gen. Nach­­zü­g­­ler-Kor­­rek­­tu­­ren und Rück­fra­gen der Ver­sor­ger wer­den seltener.

Mängel-Workflows und Begehungen im Quartier

Män­gel aus der Woh­nungs­ab­nahme ent­schei­den mit dar­über, wie schnell eine Ein­heit wie­der ver­miet­bar ist. In der zen­tra­len Män­gel­ver­wal­tung lau­fen alle Fest­stel­lun­gen zusam­men und las­sen sich direkt an den eige­nen Regie­be­trieb oder an externe Hand­wer­ker wei­ter­ge­ben – mit Fotos und Zeit­stem­pel als ein­deu­ti­ger Arbeitsgrundlage.

Auch außer­halb des Mie­ter­wech­sels bleibt der Bestand im Blick: Mit dem Modul Objekt­be­ge­hung füh­ren Sie Quar­­tiers- und Objekt­be­ge­hun­gen mit digi­ta­len Check­lis­ten durch und doku­men­tie­ren den Zustand von Gebäu­den und Außen­an­la­gen fort­lau­fend und einheitlich.

Medienbruchfrei ins ERP: Daten nur einmal erfassen

Damit die App kein wei­te­res Insel-Sys­­tem wird, ver­bin­det das Modul Schnitt­stel­len die Vor-Ort-Erfas­­sung mit Ihrer Sys­tem­land­schaft. ERP-Schnit­t­s­tel­­len bestehen unter ande­rem zu Impower, Casavi und Domus; für indi­vi­du­elle Anbin­dun­gen steht eine REST API bereit, ergänzt um CSV- und PDF-Import und ‑Export. Über­ga­be­da­ten, Zäh­ler­stände und Män­gel müs­sen so nur ein­mal erfasst wer­den und ste­hen anschlie­ßend dort zur Ver­fü­gung, wo Ihre Pro­zesse weiterlaufen.

Was sich dadurch ändert

Ihre Teams arbei­ten nach einem gemein­sa­men Stan­dard, ohne dass Sie jeden Ter­min kon­trol­lie­ren müs­sen – die Check­lis­ten sichern die Qua­li­tät im Pro­zess. Pro­to­kolle lie­gen sofort vor, Män­gel errei­chen Regie­be­trieb oder Hand­wer­ker ohne Ver­zö­ge­rung, und Leer­stands­zei­ten las­sen sich enger tak­ten. Für das Report­ing sind alle Vor­gänge mit Fotos, Zeit­stem­peln und Unter­schrif­ten nach­voll­zieh­bar doku­men­tiert. Die dop­pelte Daten­pflege zwi­schen Außen­dienst und ERP entfällt.